Le voyage peut aussi avoir une finalité professionnelle visant donc à renforcer les liens entre les collaborateurs et à booster la performance de l’entreprise. Loin d’être une partie de plaisir, ce type de séjour n’est toujours pas synonyme de détente ou de farniente. Il peut rapidement devenir stressant, notamment en l’absence d’une bonne organisation. Pour garantir la réussite de votre voyage d’affaires, voici donc quelques conseils à prendre en considération.
Minimiser ses attentes
En premier lieu, n’en attendez pas trop de votre séjour. Vous n’êtes jamais allé à New York ? C’est malheureux ! Mais prenez le temps de revenir une autre fois pour visiter. Lors d’un voyage d’affaires, vous n’en aurez pas le temps avec un planning bien chargé. Dès votre atterrissage, les rendez-vous s’enchaineront, et ce, jusqu’à votre décollage. Si vous espérez profiter de l’ambiance de la ville, vous serez bien déçu. Pour avoir plus de temps pour les visites, le mieux serait donc de partir le week-end, ce qui vous donnera plus d’occasion à faire le tour des lieux.
Organiser les aspects pratiques du voyage
Tout comme les autres types de voyage, un séjour à but professionnel nécessite une bonne organisation à l’avance, allant de l’aspect les plus pratiques pour partir l’esprit serein. Pensez d’abord à fournir tous les documents administratifs exigés pour fouler les pieds sans encombre dans votre destination. Il s’agit des passeports, du visa, de l’assurance ou même de l’ESTA pour les Unis. Vous pouvez vous renseigner plus amplement sur le site des ambassades du pays de destination. Anticipez également à l’avance les problèmes de santé et de sécurité. Il en est de même pour les réservations des billets d’avion et de la réservation de l’hébergement.
Il est à noter que la recherche d’un hôtel pendant un voyage d’affaires ne revêt pas les mêmes caractères que celle d’un hébergement pendant les vacances en famille. Ici, outre la qualité des chambres, vous devez avoir une salle de réunion à disposition sur place, et des équipements à louer ou non. Pour les réunions qui s’éternisent, profiter d’un service traiteur pour tous vos convives ne serait pas également du luxe. L’accès à WiFi dans les parties communes que dans les chambres est aussi de mise pour la préparation de vos rendez-vous et pour rester en contact avec votre équipe.
Bien définir les termes de référence de sa mission
Avant de partir, pensez à faire un TDR de votre voyage d’affaires. Il s’agit ici de créer un document dans lequel seront définie toutes les étapes et les objectifs de votre mission. Ce qui sert à évaluer les devis de la mission, donc estimé au plus juste le budget nécessaire au voyage. Ce document vous permet également de bien cadrer les réunions et les rendez-vous, et donc à établir un planning précis et efficace de votre séjour. Le terme de référence d’une mission est à envoyer à l’équipe qui vous attend à l’étranger. Ainsi, il pourra préparer votre arrivée en avertissant par exemple les partenaires ou en réservant l’hôtel.